Comment écrire un mail en anglais ?
À l’ère du numérique, les mails sont très utilisés en communication, pour des démarches administratives, une recherche d’emploi ou pour des raisons personnelles. La rédaction d’un mail n’est pas toujours évidente lorsque l’on ne connaît pas les règles à suivre. Comme en français, le mail rédigé en anglais doit suivre des règles indispensables pour être lu et compris de manière claire par le destinataire.
Quelle est la structure d’un mail en anglais ?
Le mail parfait est structuré !
Pour être efficace lors de la rédaction d’un mail, il est recommandé de suivre la structure suivante :
- Objet
- Formules de salutation
- Présentation et introduction du message
- Message principal
- Formules de clôture
L’objet du mail ou “mail subject” en anglais
Le mail parfait comporte un objet !
Comme en français, l’objet du mail est important pour renseigner de manière précise le contenu du mail. C’est le premier élément visible par le destinataire après le nom de l’expéditeur. Pour montrer que le mail est important et inciter à l’ouverture de celui-ci, l’objet doit être percutant. Il peut s’agir des sujets suivants :
- Claim : une réclamation
- Application : une candidature (ex : pour un stage : application for an internship; pour une alternance : work-study application; pour une candidature spontanée : unsolicited application …)
- Request for information : une demande d’information
- Second request ou reminder : une relance
- Contact on behalf of … : prise de contact : de la part de …
- Supplemental details : demande de précision
- Meeting : RDV
Les formules de salutation ou “greetings” en anglais
Le mail parfait commence par une formule de politesse ou des salutations ! Selon le destinataire, on adapte sa formulation :
Formel
S’il s’agit d’un mail professionnel, il est possible d’utiliser les formules suivantes :
- Dear Mr. / Mrs / Miss … : Cher/ Chère monsieur/ madame / mademoiselle
- Dear Sir / Madame : Cher Monsieur/ Chère Madame
- To whom it may concern : à qui de droit
Informel
Si vous envoyez un mail à un proche, un ami ou un membre de votre famille :
- Dear Bryan : Cher Bryan
- Dearest Bryan / My dear Bryan : Mon cher Bryan
- Hello / Hi : Salut / bonjour
Présentation du mail ou “mail presentation” en anglais
Le mail parfait contient une présentation !
Selon le sujet du mail et le destinataire, on entre dans le vif du sujet de manière différente :
Formel
- I am writing to enquire about… : Je vous écris pour me renseigner sur…
- I am writing in reference to… : Je vous écris en référence à…
- I’m contacting you with regard to… : Je vous contacte au sujet de …
- Further to your last email : Suite à votre dernier mail …
Informel
- How are you ? : Comment vas-tu ?
- I just wanted to know if… : Je voulais juste savoir si …
- Could you please… ? : Pourrais-tu … ?
Le message principal ou “main message” en anglais
Le mail parfait comporte un message principal !
Ici, le but est d’être bref et précis. On conserve le même ton qu’au début du mail et on veille à écrire de manière formelle s’il s’agit d’un contexte professionnel. On peut ici exprimer son accord, son désaccord, demander des informations supplémentaires ou encore confirmer un RDV.
Formel
- I think the same about… : Je pense la même chose de...
- I have to state that I think otherwise : Je dois dire que je pense le contraire
- I am writing to confirm an appointment with you on… : Je vous écris pour confirmer un rendez-vous avec vous le...
Informel
- I agree with that… : Je suis d’accord avec ça
- I don’t agree with you : Je ne suis pas d’accord avec toi
- How about we get together next Friday? : Et si on se retrouvait vendredi prochain ?
Les formules de clôture en anglais
Le mail parfait se termine par une formule de clôture ou de politesse !
Concluez votre mail en beauté avec une formule de politesse en veillant à harmoniser avec le reste du texte :
Formel
- I look forward to hearing from you soon : J’attends de vos nouvelles
- Yours sincerely : Cordialement
- Please contact me if you need any further information : N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de plus d'informations
Informel
- Have a good day ! : Bonne journée !
- See you soon : À bientôt
- Love : Bises